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Projektgruppen werden seit den 70er Jahren mit wechselnden Erfolgen als so genannte ergänzende Struktur in der staatlichen Verwaltung eingesetzt. In einer Bestandsaufnahme ging es um die einschlägigen Erfahrungen mit dieser Arbeitsform.
Der Verbreitungsgrad von Projektgruppen ist in der Ministerialverwaltung und den Rechnungshöfen mit 86 % sehr hoch und die Zufriedenheit mit deren Arbeitsergebnissen deutlich gegeben. Auch wird Projektgruppen überwiegend ein hohes Veränderungspotential in Bezug auf die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung zugetraut. Trotzdem machen mangelnde Freistellung, kein eigenes Projektbudget, unklare Delegationsmöglichkeiten, keine schriftlichen Projektvereinbarungen und zu wenig spezifisch ausgebildete Projektmitarbeiter vielen Projektgruppen das Leben schwer.
Es gibt einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Qualität der Rahmenbedingungen und der Bereitschaft, sich in der Projektgruppe zu engagieren: Projektgruppen, die unter guten Rahmenbedingungen arbeiten, werden von ihren Projektgruppenleitern als engagierter Jagenommen.
Projektgruppenleiter werden hierbei in der Praxis häufig nach anderen als nach allgemein bekannten und auch als sinnvoll anerkannten Auswahlkriterien bestimmt.
Projektgruppenmitglieder leben in der Unsicherheit, ob ihre Projektgruppenarbeit eigentlich karriereförderlich oder gar karrierehinderlich ist; ob die Projektgruppe gar ein Abstellgleis ist.
Ein ungedeckter Unterstützungsbedarf besteht vor allem in Bezug auf weiterführende Fortbildungsangebote zu speziellen Problemen von Projektgruppen in der öffentlichen Verwaltung, Projektcoaching, Supervision, Möglichkeiten für einen gezielten Erfahrungsaustausch zwischen Projektgruppen und praxisorientierte Projektleitfäden. Aufgabenfelder, an denen eine Optimierung von Projektgruppenarbeit in der öffentlichen Verwaltung gezielt und erfolgreich ansetzen könnte, werden somit unmittelbar deutlich.